Aprenda a evitar multas e interdições com base em um caso real
Quando o assunto é fiscalização, um pequeno deslize pode custar muito caro.
Em um mercado onde cada dia de operação conta, multas inesperadas e interdições podem atrasar a expansão, impactar o faturamento e comprometer a imagem da marca.
Neste artigo, você vai entender como preparar suas unidades franqueadas para vistorias de órgãos como Vigilância Sanitária, Conselho Regional de Engenharia e Agronomia (CREA), Corpo de Bombeiros, Prefeituras e outros.
Tudo com base em um caso real e nas boas práticas aplicadas para evitar novos problemas.
Importância de entender como lidar com uma vistoria: CASO REAL
Durante uma vistoria de rotina realizada pelo CREA em uma unidade de coleta de material biológico, o fiscal solicitou o PGRSS (Plano de Gerenciamento de Resíduos de Serviços de Saúde).
Os funcionários da unidade não sabiam o que era o documento e, sem saber como proceder, afirmaram que ele não existia.
Como o PGRSS é um documento importante, o fiscal que estava na vistoria deu um prazo curto para a apresentação do mesmo.
Por conta do desconhecimento, a unidade não entendeu a seriedade da situação e não repassou a notificação para o setor responsável.
Resultado: como o prazo não foi cumprido, a empresa foi multada em aproximadamente R$10 mil.
Sabe qual é o pior? O documento estava emitido e vigente na unidade.
Essa situação expõe um problema comum em redes de franquia: o desconhecimento, por parte das equipes, dos fluxos com órgãos públicos e da importância de cada documento.
Por que a vistoria pode ser um problema sério para a sua unidade?
É muito comum você encontrar franquias que investem em padronização, layout e estratégias de marketing.
Mas pouco se fala de treinamentos sobre regularização imobiliária e sobre como agir durante uma vistoria — seja ela do Corpo de Bombeiros, Vigilância Sanitária (VISA) ou qualquer outro órgão público.
No caso relatado, por exemplo, isso evitaria um prejuízo de R$10 mil.
Em geral, notificações, multas e até mesmo interdições poderiam ser evitadas com uma orientação, mas acabam gerando danos de vários níveis.
Por isso, é importante que a equipe saiba como agir durante uma vistoria. Uma fiscalização mal conduzida impacta na:
- segurança jurídica da operação;
- continuidade das atividades;
- reputação da marca.
No fim, uma vistoria não é apenas sobre estar regular. É sobre provar que está regular quando alguém bate na sua porta.
Qual é a solução para o desconhecimento durante uma vistoria?
No caso relatado, a solução foi criar um treinamento prático e personalizado, focado em:
- Documentação obrigatória por tipo de serviço;
- Procedimentos de abordagem durante vistorias;
- Como responder e repassar notificações corretamente.
Além disso, foram criados planos de ação com a finalidade de padronizar a localização dos documentos nas unidades, explicar qual é o papel dos fiscais e como dialogar com eles.
Com a aplicação desse tipo de medida, foi possível ver claramente uma queda na quantidade de multas e notificações com apontamentos críticos.
Além disso, trouxe mais previsibilidade para situações que poderiam causar problemas e prejuízos mais sérios.
Se você quer soluções práticas para resolver esse e outros problemas, confira aqui.
O que o franqueado pode fazer ainda hoje para solucionar a situação e evitar multas?
A realidade de muitas unidades franqueadas não é a ideal. Pouco se sabe sobre como lidar com vistorias. O que é um problema real.
Se você sente que sua unidade ou sua marca passa por esse risco diariamente, aqui vai algumas dicas que você pode aplicar hoje mesmo:
- Mapeie os documentos obrigatórios por órgão (VISA, CREA, Bombeiros, Prefeitura etc.)
- Treine sua equipe sobre o que é cada documento e como reagir em uma fiscalização
- Organize e padronize a localização dos documentos em todas as unidades
- Lembre se que como prestador de qualquer tipo de serviço, a equipe deve minimamente entender como funciona o produto ou a prestação de serviço, para poder dialogar com os órgãos no sentido de esclarecer como é feito o processo do produto afim de evitar qualquer notificação desnecessária
- Crie um fluxo de resposta rápida para notificações
- Use tecnologia para monitorar prazos, licenças e documentos (O Sistema E+ pode ser seu aliado nisso).
Com mais de 18 anos de experiência, a Expanzio é especialista em regularização de redes e franquias em todo o Brasil.
Nosso Sistema E+, por exemplo, permite o controle centralizado de documentos, prazos e licenças. Além disso, oferecemos suporte técnico para lidar com as exigências de cada órgão, em cada estado.
Evite que uma simples abordagem se transforme em uma multa de cinco dígitos.
Quer deixar sua rede pronta para qualquer fiscalização? Fale com a gente